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2016年外贸邮件注意事项20条(必看)

发布时间:2016-05-19 10:31:27编辑:365bet体育在线来源:www.356884.com浏览量:

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在外贸交往过程中,大家不可避免的需要写一些外贸邮件。那么,外贸邮件注意事项,你知道吗?你知道该怎么去写好一封外贸邮件了吗?不过都没关系了,赶快跟365bet体育在线小编一起来看一下外贸邮件之一事项吧。
  外贸邮件的标题首当其冲,一个好的标题就是成功的一半。外贸邮件标题或者叫主题,是整封邮件的灵魂,一个好的标题会起到事半功倍的效果,特别是未与客户建立任何业务往来之前。那么,大家该如何来写外贸邮件标题呢?
  1)标题一定要简洁鲜明,尽量避免类似于推销信的主题。比如客户的询盘要求大家发电脑包的价格单,一般人会写成“Price list of laptop bag”。如果客户长期采购或者进口,他的邮件地址一定会被很多企业搜索到,每天会收到很多类似邮件。如果大家把标题改成“The/Your required  price list of laptop bag”,效果肯定要稍好。
  2)标题不要全部用大写,这样很容易进入垃圾邮箱。
  3)标题尽量不要出现标点符号。
  邮件正文。外贸邮件几乎体现了大家作为一个业务员的所有专业、技术水平,业务水平。甚至大家自己的性格,修养等等。所以要尽量严格要求自己,不断提升。
       1.针对性。请在邮件中写上对方企业的名称,或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的,而不是那种群发的通函,从而表示对此的重视。如果无法确定收信人的名字,那就在称呼一栏里写“Dear Sirs”or“Dear Sir or Madam”。
       2.邮件正文字体大小,颜色要统一。且尽量使用国际上比较通用的字体。想要突出的重点部分可用粗体、斜体、鲜明颜色等标示出来。邮件不要全部用大写字母。不要为了显示个性,或者美观,选一些不常用字体。因为你无法判断客户是否也使用相同的操作系统或者App,如果客户电脑无此字体,一般会乱码。
  3.邮件要简洁朴实,不需要华丽。几句话点到主题,表达清楚就可以了。能用一句话表达的,千万别写两句,省掉一切能省的废话(不包括适当礼貌性用语)。邮件中尽量不要出现生僻的单词。
      4.少用第一人称,少用主动语态,多用被动语态,多用虚拟语气,目的是陈述事件,而不是一看到邮件就我/大家怎么怎么样。多用短句,少用长句,一句话最好只出现一个从句,尽量不要从句里面含着从句,英语毕竟不是大家的母语,句子太长,读起来不顺口,而且还容易产生歧义。尽量用“WE”,“OUR”而不是“I”, “MY”因为业务员代表的是企业,而不仅仅是个人。举个特殊的例子,比如大家要写“经与老板协商后做的决定”,“As discussed with my boss……”,这样写在很多国家都不会有问题,但有些国家理解My boss是顶头上司的意思,而不一定是老板,客户会觉得这个决定是不是不靠谱,或者还有回旋余地。如果写成“As discussed with our boss…..”,就不会有任何问题。
      5.语气不要过于生硬。比如大家经常催客户付款,“Did you make the payment?”,面对面,或者在电话中大家应该这样讲。但如果在邮件中,如果写成“When can we expect to get your payment?”这样不管有没有付,客户会比较好回答。
    6.用词。有些词尽量不要全篇都一样,比如“如果”,如果全篇都是“If”,影响不大,但读起来会有些生硬,可以用其它的,如“Whether”“In case”“Provided that”等。但有些词必须全部统一,比如说电脑内胆包,如果大家开始用了“Laptop sleeve”,在后面就不要再用像“Laptop cover”“Computer sleeve”等之类的。虽然意思一样,但有可能客户会觉得大家是不是再说两种不同的产品。
  7.如果客户的邮件长篇大论,问了很多问题,回复时最好直接在客户问的每个问题下面直接作答,字体和颜色要区分出来,因为这样客户看起来会非常方便。如果全部写在邮件上方,可能客户要一条一条先看下面问题,再看上面答复。
      8.精确。当涉及到数据或者具体的信息时,比如时间,地点,价格,货号等等,尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚,更有助于加快事务的进程。
      9.外贸邮件不要写的过长。人的时间很宝贵,每天要收到数百封邮件,你想想,一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你,英语表述又不好,还加了好几M的附件,你会不会认真去看?而且很多老外的时间观念很强,每天都有几块固定的时间用来处理email,很多长篇大论的邮件,只要不是他的熟人发的,一般会被直接删除,或者是把你的地址设为垃圾邮件。
我问过很多西欧客人,他们一般处理每一封邮件的时间是2-3秒,也就是大致扫一眼,重要的邮件,一般马上仔细阅读并回复,不是太重要的,会在outlook里标注上要处理的具体时间,然后从inbox拉到相应的子目录里。换句话说,只要客人的邮箱地址是对的,也是你要找的right person,你的开发信只能停留在他眼前2-3秒,就是决定命运的时刻了。这种情况下,试问你敢不敢把邮件写得很长?
      10.企业先容不要太多,最好一笔带过。客人一般不会有太大兴趣去看的。只有等他对你的产品,价格各方面都有兴趣,他才会要了解一下大家是什么样的企业,什么规模之类的。当然也有客户先要从企业基本信息了解开始,这样就越详细越好了。
  11.如果样板单或订单经过了很长时间的谈判,来往邮件也很多,尤其是前前后后改了很多细节,最后确认的时候,写一封总结邮件,详细列出所有细节。同样,与客户电话沟通或者面对面谈的东西先记下来,事后马上写一封总结邮件过去。千万别让客户自己写过来。这样既可以避免以后不必要的纠纷,也让客户觉得大家服务做得好。如一美国客户确认订单的时候写的,
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  1. Overall size is as per your sample.
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  5. A 2.75”X5” tag is as per your artwork.
  6. The strap comes off at 45 degree angel, and the length is 37.5”
  7. A poly bag with printing mentioned.
  Please correct me if any point wrong or missed.
    12.价格问题。客户一般会一轮一轮砍价,为自己争取最大利益。“It is too expensive”,或者“Your price is too high”很多客户会这样写。回复时不妨这样写,“I think that's a little expensive, but...” 先同意客户的观点,表示价格的确有那么一点点贵,但是……。客户说too,大家说a little,这样一来,先同意客户的观点,气氛不会那么紧张。也留有谈判余地。就算以后再降价,也不至于降太多。然后等转折以后,再说明给客户听,大家的产品为什么要卖这个价钱,差别在哪里,优势在哪里。如果还嫌贵,可以在改动某些材料、配件等把价格降下来。也可以调整一些细节,比如延长出货期,改包装等等,要给客户一种现在的价格是作了改动才有的感觉。价格谈判的核心就是双方都能接受。当然这只是一个大概处理办法,很多情况可能要具体去分析。
  13.为了缩短样板或订单整个周期,在往来邮件中,主动帮客户去解决问题。有疑问的,尽量给不同建议让客户选择,而不是简简单单再问客户该如何处理。这样既可以节省时间,也让客户觉得大家专业,服务也好。
  14.邮件回复一般当天完成。如果当天无法回复,特别是老客户邮件,最好能给个反馈信息,什么时候能给予答复,比如“We are checking, and will get reply to you by......”。询盘最好能当天回复,尤其是在工作时间收到的询盘,如果即该回复,越快越好,客户一般会反馈。
  15.大家可能经常碰到无理的客户邮件写得很Aggressive, 回复邮件时,大家最好保持大家的风度,显示出大家是来自大企业的高素质的销售人员。不管单成与不成,尽量去营造一个和谐的气氛。
  16.如果某个业务员与客户处于比较焦灼状态,可以让其它业务员,或者经理以上司或者老板名义暂时协调一下,能取得不错效果。
  17.邮件写完后一定要再花几分钟反复检查,是否有语法错误、拼写错误,是否有遗漏内容或者附件,甚至本身的一些人为错误,如价格,出货期等。
  18.平时多琢磨客人的邮件,尤其是那些写得比较好的。有意识去模仿他们的行文方式和遣词用句。
  19.邮件签名。签名一般显示个人与企业的基本信息,包括地址与联系方式等。还有一些能显示企业实力的认证等信息。
      20.信头。就如同信纸,很多企业有自己的信纸,有信头。这个很少有人加,尤其是开发信,因为大多数人崇尚简单,开发信越简单越好。我不这么认为,当客户有询盘进来,你回复的时候,加入信头,会显示出你企业比较正规;发开发信的时候,加入信头,会让你的企业显得正规有实力。
       我的开发信和回复都存在信头,的确因为logo的存在很多邮件进了垃圾邮件,但是犹如上面所说,客户从垃圾邮件里也给我回复了!
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